Allgemeines

Bei der Planung einer Fair Play Veranstaltung vor Ort gibt es natürlich kein Patentrezept. Die folgenden Ausführungen und die Checkliste sind als Hilfestellung für engagierte Personen gedacht, die gerne eine Veranstaltung durchführen möchten. Zuerst einmal sollten Sie sich darüber im Klaren sein, daß Planung und Durchführung einer solchen Veranstaltung mit viel Arbeit verbunden sind und eine Menge Zeit in Anspruch nehmen.

Sie sollten bedenken, daß bei Ihnen die Fäden zusammenlaufen und Sie für jeden der erste Ansprechpartner sind, wenn Dinge nicht so laufen, wie sie sollten. Sehr viele Gespräche müssen geführt werden, wobei Organisations-, Motivations- und Improvisationstalent des Organisators dringend erforderlich sind. Man spart Zeit, Nerven und Geld, wenn man sich auf ein gutes Team verlassen kann. Teamarbeit macht auch viel mehr Spaß, und man muß sich nicht um jede Kleinigkeit kümmern. Deshalb sollte man frühzeitig fähige und auch arbeitswillige Mitarbeiter für das Projekt gewinnen.

Das "Organisations-Dream-Team" könnte bestehen aus Vertretern von

a) örtlicher Sportszene
b) Vertreter von Landessportverbänden/ Spitzenverbänden/ Verbänden mit besonderer Aufgabenstellung
c) Sponsoren/ örtliche Wirtschaftspartner
d) Politik
e) Presse

Zu a) und b)

Auf alle Fälle sollte man Vertreter aus den Bereichen Stadt- oder Kreissportbund, Vereine, Verbände, Sportamt und Schulsportvertreter in die Planung einbeziehen.

Zu c)

Fehlt nur noch der passende wirtschaftliche Partner, der bei etwaigen finanziellen Engpässen helfend zur Seite steht. In den 90er Jahren waren die Sparkassendirektoren erste Anlaufstellen.

Zu d)

Es muß nicht gleich der Oberbürgermeister sein, doch ein guter, wenn möglich persönlicher Kontakt zu den örtlichen Würdenträgern (Kommunen) ist durchaus von Vorteil, denn dadurch lassen sich gute Ideen schneller in die Tat umsetzen.

Zu e)

Damit die Veranstaltung auch eine angemessene Beachtung in der Offentlichkeit findet, sollte man einen oder mehrere Journalisten, die über die Fair Play Veranstaltung berichten, hinzuziehen.

Woran ist zu denken?

Die folgende Checkliste zur Vorbereitung unserer Podiumsdiskussion ist nach Themen- oder Arbeitsschwerpunkten gegliedert. In unserem Beispiel gehen wir\ um den Rahmen ein wenig einzugrenzen, von einer zu planenden Veranstaltung mit ca. 80 Personen aus.

Konzept / Themen / Vorüberlegungen

  • Adressatenkre is eingrenzen
  • Thema (interessa nt , provokativ, offen) formulieren Zeitpunkt (evtl. an e in ak tuelles Ereign is anknüpfen) z. 8.: Ist "Fair Play" bei den Olympischen Spielen noch ze itgemäß?
  • Veranstaltungsort / Raum fe stlegen, z. 8. Schalterhalle oder Seminarraum in der örtlichen Sparkasse (d iese Räume stehen vielleicht abends / samstags / sonntags zur Verfügung)
  • Moderator/Gesprächsleiter festlegen
  • Podiumsdiskussionsteilnehmer festlegen Wie viele Personen? Wer soll teilnehmen? Lieber wenige, bekannte Persönlichke iten a ls ein zu großes Podium (in der Regel genügen vier Personen). Auf kontroverse Meinungen achten, damit eine lebhafte Diskussion aufkommt Wenn möglich, örtlichen Bezug durch einen vor Ort bekannte Teilnehmer herstellen.
  • Referenten festlegen
  • Referate abstimmen
  • Einladungen breit streuen Wenn man Vereine, Verbände, Stadtsportbund, Kreissportbund und Sportamt einladen möchte, ist darauf zu achten , daß die Einladungen nicht nur an Präsidenten oder 1. Vorsitzende geschickt werden. Hier werden sie dann oftmals nicht an andere interessierte Person en weitergegeben. Rückantwortkarten eignen sich gut, um einen Uberblick über die zu erwartende Teilnehmerzahl zu bekommen. Oft kommen aber angemeldete Personen nicht , und Unangemeldete erscheinen.
  • Sponsoren für die Übernahme e inzelner Posten gewinnen z. B. Die Sparkasse X oder das Autohaus Y lädt die Teilnehmer zum Imbiß / Essen ein

Kostenplan / Etat

  • Veranstaltungsraum
  • Referenten
  • Diskussionsteilnehrner
  • Reisekosten
  • Hotel/ Übernachtungen
  • Bewirtung
  • Büromaterialien
  • Portokosten
  • Druck von Einladungskarten / Antwortkarten
  • Technik
  • Gäste
  • Geschenke. z.B. Blumen für Teilnehmerinnen
  • Telefon / Fax
  • Raumdekoration / -reinigung

Termine

Vorbereitung

• Zeitpläne exakt ausarbeiten

• Raum bestellen/ bestätigen

• Veranstaltungsdatung festlegen

• Veranstaltungsdauer festlegen

• Verlaufsplan erstellen

• Überprüfen, ob sich der Termin der Veranstaltung mit anderen Veranstaltungen vor Ort überschneidet

• Einladungsfristen setzen. Teilnehmer mit Antwortkarte Gäste / mit Antwortkarte

Durchführung

  • Termine noch mal bestätigen lassen
  • Gestaltung / Veranstaltungsraum
  • Aufbau / Podium, Stühle etc.
  • Dekoration
  • Technik

Ablauf

  • "Briefing" Frühzeitig festlegen , wer für welchen Bereich zuständig und auch verantwort lich ist. Ei ne Person muß jedoch den GesamlÜberblick behalten
  • Ein erfahrener Moderator sollte die Podiumsdiskuss ion leiten Gastgeber, Sponsoren, Ehrengäste begrüßen / danken
  • Aufbau / Abbau während und nach der Veranstaltung Raum dekorieren (Banner aufhängen, Blumen aufstellen, Tischdekoration)
  • Technik aufbauen und testen (Overhead Projektor, Videoanlage, Flip-Chart , Computer, Drucker, Rednerpult , Mikrofone)
  • Fotografen beauftragen / Videoaufzeichnung
  • Fahrdienst bereitste llen (Ehrengäste, Referenten)
  • Geschenke/ Blumen (Referenten/ Gäste)
  • Tagungsgetränke für Podiumsdiskussionsteilnehmer bereitstellen
  • Namensschilder fürs Podium herstellen
  • Raumreinigung

Informationsmappe für Presse und Referenten

  • Programmübersicht / Verlaufsplan
  • Referate in Kurzform
  • Interessante Artike l / Veröffentlichungen zum Thema
  • Fair Play Informationsbroschüre
  • Information über Sponsor (Sparkasse)
  • Fair Play Logo auf die Mappe drucken

Presse

  • Evtl. örtliche Presse als Mitveranstalter gewinnen
  • Presse berichterstattung muß als Ankündigung im Vorfeld (4 -7 Tage vorher) möglichst mit einem Bild (prominenter Teilnehmer) ablaufen
  • Unterstützende Werbung: Flugblätter bei Sportveranstaltungen verteilen
  • Einladung an die örtliche und regionale Presse
  • Eventuell Pressegespräch / Pressemeldungen vorab. Vielleicht weckt man ein Fair Play Engagement bei den Journalisten
  • Pressemappen mit allen wichtigen Informationen vorbereiten
  • Pressespiegel zur Nachbereitung und Dokumentation erstellen

Nachbereitung der Veranstaltung

  • Abrechnung (mit allen Partnern)
  • Dankschreiben an Mitwirkende: Teilnehmer / Referenten Ehrengäste / Sponsoren / Sparkasse Ehrenamtliche Helfer